Διευθυντής γραφείου περιγραφής θέσεων εργασίας και ορισμένοι άλλοι υπάλληλοι της εταιρείας

Η περιγραφή της θέσης εργασίας είναι ο ορισμός των αρμοδιοτήτων εργασίας, των αρχών, των ευθυνών και των συνθηκών εργασίας των εργαζομένων της επιχείρησης σύμφωνα με την εξειδίκευσή τους.

Να αλληλεπιδρούν με τους πελάτες, καιεπίσης, για την εκτέλεση διοικητικών και διαχειριστικών καθηκόντων στη δομή του οργανισμού, δημιουργείται ένα ξεχωριστό τμήμα - το γραφείο. Ένας από τους κορυφαίους υπαλλήλους αυτού του τμήματος της επιχείρησης είναι ένας διευθυντής γραφείου.

Η περιγραφή της θέσης του διευθυντή γραφείου συνδυάζει την παροχή και οργάνωση των εργασιών του γραφείου, καθώς και την αλληλεπίδραση με άλλες μονάδες που είναι διαθέσιμες στην επιχείρηση.

Αντιμετωπίζοντας άμεσα τη διοίκηση(Διευθυντής) της επιχείρησης, διαχειριστή του γραφείου που ασχολούνται με την αγορά, εγκατάσταση και θέση σε λειτουργία του εξοπλισμού γραφείου, την ανάπτυξη και τον προγραμματισμό της εφαρμογής των προληπτικών και συντήρησης, διάθεσης και ανακύκλωσης ξεπερασμένο εξοπλισμό του.

Η περιγραφή εργασίας του διευθυντή γραφείου περιλαμβάνει επίσης:

1. Παροχή προετοιμασίας και οργάνωση των εργασιών του γραφείου.
2. Σύναψη συμβάσεων για την προμήθεια αναλώσιμων υλικών.
3. Διατήρηση του προϋπολογισμού δαπανών, οργάνωση πληρωμών και καταχώρηση πληρεξουσίων.
4. Απογραφή εγκαταστάσεων γραφείου.
5. Οργάνωση της κυκλοφορίας εγγράφων γραφείου, υποδοχής και αποστολής αλληλογραφίας.
6. Οργάνωση της απαραίτητης εξυπηρέτησης των πελατών της επιχείρησης, διεξαγωγή επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων με εγγραφή ντοκιμαντέρ και μετέπειτα ανάλυση.
7. Συντονισμός και έλεγχος του έργου του προσωπικού των γραφείων, κατανομή των καθηκόντων τους μεταξύ τους, με τακτική ανάλυση της αποτελεσματικότητας του έργου τους.
8. Ανάπτυξη και εφαρμογή συστημάτων πειθαρχικής ευθύνης και κινητοποίηση προσωπικού γραφείου, καθώς και έλεγχος της εφαρμογής τους.
9. Παροχή βοήθειας στους εργαζομένους, εντός των ορίων των αρχών του, σε περίπτωση επιχειρησιακών δυσκολιών.
10. Προετοιμασία συντονισμού για ολοκλήρωση και έναρξη νέας εργάσιμης ημέρας.
11. Προετοιμασία εκθέσεων.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι οδηγίες γραφείου του διαχειριστή γραφείου μπορούν να περιλαμβάνουν την άσκηση ελέγχου επί του σχεδιασμού γραφείου, την προετοιμασία και την αποδέσμευση των υλικών αξιολόγησης για την έκδοση στους πελάτες.

Η περιγραφή της θέσης του διευθυντή γραφείου καθορίζεται απότο πρόγραμμα εργασίας του και το βαθμό ευθύνης του. Ο υπάλληλος μπορεί να γίνει δεκτός ή να απορριφθεί από τη διαταγή της διοίκησης της επιχείρησης. Σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία, διορίζεται πρόσωπο το οποίο είναι ο διαχειριστής του γραφείου κατά την απουσία του. Η περιγραφή της θέσης του διευθυντή γραφείου προϋποθέτει επίσης την αναχώρηση του εργαζομένου σε επαγγελματικά ταξίδια.

Στη δομή της επιχείρησης υπάρχει ένα εξειδικευμένο τμήμα που παρέχει τη διαχείριση των εργαζομένων των επιχειρήσεων σύμφωνα με την πολιτική προσωπικού που έχει θεσπιστεί στον οργανισμό.

Η περιγραφή του προσωπικού του τμήματος προσωπικού περιλαμβάνει τις ακόλουθες βασικές διατάξεις:

1. Εργασίες για την επιλογή, υποδοχή και τοποθέτηση υπαλλήλων των απαιτούμενων ειδικοτήτων, επαγγελμάτων και προσόντων.
2. Οργάνωση της πιστοποίησης των εργαζομένων, ο ορισμός των υπαλλήλων που υπόκεινται εκ νέου στη βεβαίωση.
3. Προετοιμασία των απαραίτητων εγγράφων για τοτην παροχή των φορέων κοινωνικής ασφάλισης, τη διατήρηση αρχείων στα βιβλία εργασίας, την έκδοση των απαραίτητων πιστοποιητικών στους υπαλλήλους για την παροχή των απαιτήσεων στην καθορισμένη τοποθεσία.
4. Διεξαγωγή συστηματικής ανάλυσης των εργασιών της διάρθρωσης του προσωπικού της επιχείρησης.
5. Οργάνωση αρχείων χρονοδιαγράμματος, χρονοδιαγράμματα διακοπών, πειθαρχικός έλεγχος.
6. Ενισχύστε την πειθαρχία, μειώστε το κύκλο εργασιών του προσωπικού στην επιχείρηση.
7. Διεξαγωγή συστηματικής εργασίας με στόχο τη δημιουργία αποθεματικού της επιχείρησης.
8. Λογιστική των υπαλλήλων της επιχείρησης.
</ ol </ p>